Assistant(e) de direction CCAS H/F

Contexte du recrutement et définition de poste

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d'Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d'envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d'adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La ville d'Argenteuil recrute pour le CCAS un/une : 

Assistant(e) de direction H/F

Sous la responsabilité de la coordinatrice du secrétariat de Direction du CCAS, l’assistant(e) de direction, organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous pouvez prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif des différents services : Ressources, Aides Sociales et Solidarités, Autonomie et Vie des Séniors et Générations. Vous pouvez assister le directeur du CCAS et de l’Action Sociale ainsi que les chefs de service afin d'optimiser la gestion de leur activité.

 

Vos missions principales d’assistanat sont les suivantes :

- Organiser les rendez-vous, réunions et réservations de salle, sur Outlook et sur l’applicatif métier,

- Enregistrement du courrier entrant et sortant de la direction puis numérisation des documents,

- Traitement et suivi des courriers DGS dans le logiciel Airs Courrier,

- Traitement des requêtes des administrés

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,

- Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction et gérer les urgences,

- Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs,

- Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible.

- Opérer un tri régulier parmi les dossiers,

- Gérer le stock des commandes de fournitures administratives du CCAS,

- Transmission et contrôle des parapheurs, en lien avec la Direction Générale et le Cabinet,

- Gérer le suivi et la mise en forme des dossiers administratifs : vérifier la validité des informations,

- Gérer le suivi de la planification des réunions : constitution de dossiers (commissions).

 

En lien avec le Conseil d’Administration :

- Suivi de la tenue des conseils d’administration du CCAS : rédaction ordre du jour, mettre en forme les délibérations, les rapports et documents annexes, envoi des convocations, publication des actes,

- Enregistrement et suivi des délibérations dans le logiciel AirsDelib, Transferts Nomad aux membres du Conseil,

- Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, la transmission au Contrôle de Légalité, la diffusion et le classement suivi des actes règlementaires,

- Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS.

- Gérer l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives : vérifier la conformité des procédures administratives et préparer les documents de suivi des décisions administratives,

- Réaliser des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de documents,

- Réaliser la saisie de documents et annexes pour les dossiers du Conseil.

 

Transversalité et lien avec les services de la Mairie :

- Collecte et transmission d’informations pour le service Communication portail intranet de la ville, informations essentielles, portail, PASS Séniors…

- Gérer les demandes aux directions ressources (informatique, Moyens Généraux, etc.),

- Suivre le tableau de relance de la DRC : traitement des courriers signalés et DGS des services du CCAS, clôture Airs Courriers.

Profil recherché

Les prérequis pour occuper le poste sont les suivants :

Notions du statut de la fonction publique territoriale et du fonctionnement d’un établissement public autonome, tel que le CCAS

Connaissance des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel) et qualités rédactionnelles

Capacité d'organisation et d’autonomie

Capacité à s’approprier les logiciels métiers (Airs Délib, Airs courrier, NOMAD, DigiHall, Chronotime, Footprints)

Bon relationnel et capacité d'écoute

Discrétion et sens de la confidentialité

Sens du service public

 

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un emploi permanent ouvert aux titulaires et contractuels (CDD d'un an renouvelable).

Cadre d'emploi des rédacteurs (catégorie B) adjoints administratifs (catégorie C)