Assistante GPEEC - Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences

Contexte du recrutement et définition de poste

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d'Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d'envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d'adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La direction des ressources humaines recherche un assistant GPEEC - Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences H/F

Placé sous la responsabilité du chef de service GPEEC, vous exercez vos fonctions au sein d'une équipe composée de 3 assistantes GPEEC, 5 chargés de GPEEC, et 2 chargés de formation.

Vous assurez une mission d'assistanat administrative, auprès du chef de service, des chargés de GPEEC et des chargés de formation, sur tous les sujets relatifs au recrutement, à la formation, à la mobilité interne et au reclassement.

Vous assurez, avec les assistantes GPEEC, toutes les tâches administratives qui incombent au service.

Missions et activités du poste

Activités transversales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents et des candidats internes et externes,
• Apporter un premier niveau d’information aux demandes,
• Suivi des parapheurs,
• Mettre à jour et saisir les données dans les progiciels RH (Inser, Yootalent…),
• Actualiser les différents tableaux de bord et les dossiers des agents,
• Participer à la préparation, à la présentation de l’activité du service au cours des réunions de service et rédiger les comptes-rendus,
• Veiller et assurer les questions logistiques nécessaires à la mise en place des activités du services ; en lien avec les autres directions : Caisse des écoles, DINSI, Evènementiel et Logistique…pour la réservation des salles, le matériel, les équipements informatiques…,
• Classer et archiver les dossiers et tout autre document,
• Assurer l'accueil de la direction en cas d’absence des chargées d’accueil.

Secteur recrutement :

• Participer à l’accueil des candidats,
• Planifier les entretiens de recrutement,
• Rédiger les courriers (recrutement, mobilité, réintégration, réponses aux candidatures, ...),
• Recevoir les nouveaux agents recrutés et constituer leurs dossiers administratifs (récolte des documents nécessaires, demande de casier judiciaire, DPAE, vacances d’emploi, établissement des fiches navettes si besoin),
• Assurer le suivi des candidatures et des entretiens,
• Scanner et enregistrer les candidatures dans le logiciel recrutement.

Secteur formation :

• Assurer la logistique des formations : inscription, convocation, réservation des salles, mise à disposition du matériel et rédaction des feuilles d’émargement,
• Saisie et suivi sur le logiciel de formation,
• Mise à jour des tableaux de bord (activité et budget).

Profil recherché

Qualifications exigées

• Baccalauréat ou équivalent dans le domaine des ressources humaines  : secrétariat, assistant de gestion administrative, assistant ressources humaine

Connaissances attendues

• Fonctionnement, acteurs et activités d’un service ressources humaines,
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, ...),
• Progiciels de gestion,
• Procédures du service,
• Logiciels de bureautique,
• Vocabulaire professionnel du service,
• Procédures administratives,
• Techniques de recherche documentaire,
• Communication orale et écrite.

Compétences attendues

• Traitement des dossiers et saisie de documents,
• Gérer et actualiser une base d'informations (traitement de texte, tableur),
• Vérifier la validité des informations traitées,
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion RH,
• Savoir rédiger des documents administratifs,
• Enregistrer ou saisir des données informatiques,
• Accueil physique et téléphonique du public,
• Recevoir et orienter les demandes,
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents,
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, ...).

Qualités requises

• Avoir un esprit d’équipe, prendre des initiatives,
• Avoir un sens de l’écoute et de très bonnes qualités relationnelles (posture et présentation),
• Respect des obligations : réserve, discrétion et confidentialité,
• Rigueur et respect des échéances,
• Autonomie,
• Disponibilité, rigueur et sens de l’organisation.

Information(s) complémentaire(s)

Poste ouvert sur un cadre d'emploi d'adjoint administratif territorial, catégorie C et aux contractuels sous contrat à durée déterminée de 12 mois renouvelable.