Assistant de direction - gestionnaire marché

Contexte du recrutement et définition de poste

À seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d’Île-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d’envergure et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d’adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2 500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La direction des Affaires Juridiques, Achats et Élections recherche un Assistant de direction – Gestionnaire marchés publics H/F.

Placé sous la responsabilité du Directeur des Affaires Juridiques, Achats et Élections, et en lien étroit avec le responsable du service Achats et Marchés Publics, l’assistant de direction – gestionnaire marchés publics assure des missions transversales d’assistance administrative, de coordination et de gestion des procédures de commande publique. Il contribue au bon fonctionnement quotidien de la Direction, à la circulation de l’information et au suivi des dossiers, tout en participant à la préparation, à la passation et à l’exécution administrative des contrats de la commande publique. Véritable interface entre la Direction, les services opérationnels, la Direction générale, les élus et les partenaires extérieurs, il veille à la bonne coordination des activités et à la sécurisation administrative des procédures.

Missions et activités du poste

Assistance et coordination administrative de la Direction

• Organiser et assurer le suivi des activités de la Direction : gestion des agendas, réunions, rendez-vous, échéances et déplacements,
• Assurer la préparation matérielle et administrative des réunions et des différentes instances,
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus, présentations et autres documents de la Direction,
• Organiser et suivre les circuits de validation, les parapheurs, les signatures et les courriers,
• Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la Direction, les autres directions, la Direction générale et les partenaires extérieurs,
• Tenir à jour les outils de suivi, tableaux de bord et échéanciers de la Direction,
• Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des dossiers,
• Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes et orienter les demandes vers les services compétents.

Participation à la préparation et à la passation des contrats de la commande publique

• Participer à la planification et au suivi administratif des procédures de marchés publics et autres contrats de la commande publique,
• Préparer et mettre en forme les pièces administratives des dossiers de consultation et les avis de publicité,
• Assurer les opérations liées à la dématérialisation des procédures : mise en ligne des consultations, téléchargement, ouverture et gestion administrative des plis,
• Participer à l’examen administratif des candidatures et des offres, en appui des juristes et des services opérationnels,
• Préparer les courriers et documents relatifs aux différentes étapes des procédures, notamment les demandes de régularisation ou de complément, les notifications et les courriers aux candidats,
• Assurer la saisie, l’enregistrement et la mise à jour des marchés dans le logiciel financier,
• Effectuer les formalités de transmission au contrôle de légalité et contribuer à la constitution des dossiers définitifs de marchés.

Organisation et suivi des instances de la commande publique

• Préparer et organiser les commissions et instances intervenant en matière de commande publique, notamment les Commissions d’Appel d’Offres (CAO), Commissions de Délégation de Service Public (CDSP) et jurys,
• Assurer la préparation et la centralisation des dossiers présentés aux instances,
• Organiser les convocations, la transmission des documents et le suivi des échéances,
• Participer au secrétariat des séances et assurer la formalisation ainsi que la conservation des documents afférents,
• Veiller à la complétude et à la traçabilité administrative des dossiers.

Suivi administratif de l’exécution des marchés publics

• Assurer le suivi administratif des marchés après leur notification,
• Traiter et suivre les actes de sous-traitance ainsi que les pièces administratives associées,
• Suivre les échéances contractuelles et alerter les services concernés sur les dates nécessitant une action,
• Mettre à jour les données relatives aux contrats et alimenter les tableaux de bord du service,
• Participer au suivi administratif et, le cas échéant, budgétaire des activités relevant de la Direction,
• Veiller à la complétude des dossiers pendant toute la durée de vie des contrats.

Contribution à la qualité et à la professionnalisation de la fonction commande publique

• Rechercher, synthétiser et diffuser les informations utiles aux services,
• Participer à l’élaboration et à l’actualisation des procédures internes, guides, fiches pratiques, modèles et outils de la commande publique, en lien avec les juristes,
• Contribuer à la diffusion d’une culture de la commande publique auprès des services opérationnels, notamment à travers la rédaction de brèves d’information,
• Participer, en lien avec le responsable du service et les juristes, aux réflexions relatives à l’organisation et à la politique d’achat de la collectivité.

Par son positionnement transversal, l’assistant de direction – gestionnaire marchés publics joue un rôle essentiel dans la coordination et le bon fonctionnement de la Direction des Affaires Juridiques, Achats et Élections. Alliant rigueur administrative, sens de l’organisation et connaissance de la commande publique, il contribue à la fluidité des échanges, à la qualité du suivi des dossiers et à la sécurisation des procédures, participant ainsi à l’efficacité et à la performance de l’action publique.

Profil recherché

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’environnement territorial, du fonctionnement des collectivités et des principes de la commande publique. Vous maîtrisez les circuits administratifs, les techniques de rédaction ainsi que les outils bureautiques, notamment Word et Excel.

Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et savez organiser, prioriser et assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément. Vous maîtrisez les outils de planification et les tableaux de bord, et êtes en capacité de préparer des dossiers administratifs, d’organiser des réunions et de respecter les échéances.

Rigoureux, organisé et réactif, vous faites preuve d’autonomie, d’anticipation et de discrétion dans l’exercice de vos missions. Doté de bonnes qualités relationnelles et d’un esprit d’équipe, vous appréciez le travail transversal et démontrez un réel sens du service public.