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Coordinateur prestations à la population H/F

05-06-2019 - Emploi permanent
Annonceur
Direction des Relations Citoyens
Type de contrat
Emploi permanent
Domaine
Accueil
Catégorie
B

Contexte du recrutement et définition de poste

Située au carrefour des départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val d’Oise, la Ville d’Argenteuil, territoire dynamique avec ses 110 000 habitants fait partie de la Métropole du Grand Paris et de l’Etablissement public territorial Boucle Nord de Seine depuis le 1er Janvier 2016.

La ville d'Argenteuil recrute pour sa direction des relations citoyens :

 

un coordinateur prestations à la population H/F

 

 

Sous l'autorité du directeur des relations citoyens, vous assurez le fonctionnement du service des prestations « famille » et l’organisation du traitement de l’ensemble des demandes d'inscription scolaires et périscolaires, sportives, vacances…

 

A ce titre, vous assurez les missions suivantes :

 

Gestion des Prestations familiales :

- Accueillir, informer et orienter le public sur les différentes prestations, leurs modalités, leur fonctionnement ;

- Préparer les périodes de lancement des inscriptions et les pics d’activité associés en collaboration avec le Chef de service.

- Suivre des dossiers spécifiques à la demande du chef de service.

 

Suivi de la qualité de service :

- Suivre et développer la démarche qualité engagée.

- Contribuer à la bonne gestion des files d’attente et des postes d’accueil, en lien avec le chef de service.

- Suivre les mails de doléances des administrés  et préparation des éléments de réponse.

- Veiller aux préconisations de la CNIL à l’égard du dossier Pass’Famille, des documents collectés, de l’archivage papier et informatique du logiciel métier.

 

Expert base de données familles :

- Veiller au bon fonctionnement des process et mise à niveau le cas échéant avec le service informatique.

- En lien avec l'équipe, assurer le tri des doublons et le traitement de toutes les informations demandées par les services opérationnels (anomalies et modification).

- Réaliser un travail d'information et d'accompagnement des agents d'accueil sur les règles de saisie et de contrôle des Pass'Famille et modules associés.

- Participer à la mise en place de la formation obligatoire des utilisateurs Maelis.

- Contribuer à la formalisation des procédures de travail pour qu'elles soient connues et respectées par les agents.

 

Encadrement de l’équipe :

- Suivre les plannings de présence en lien avec le Chef de service, organiser la répartition des tâches au sein de l’équipe.

- Soutenir l’équipe dans les tâches quotidienne ou dans l’intégration de nouvelles procédures.

- Participer à l’organisation et à l'intégration de tout nouvel agent au sein de l’équipe.

- Effectuer les entretiens professionnels des agents.

- Assurer ponctuellement le remplacement de la chef de service lors de son absence.

Profil recherché

Titulaire d'un Bac spécialité en communication ou secrétariat, vous détenez une expérience dans les métiers de l’accueil, évènementiel, tourisme et dans l'instruction de dossiers administratifs. Vous possédez également une expérience en management d'équipe de minimum 5 ans.

Vous avez une bonne connaissance de l’organisation d’une collectivité et connaissez des démarches de qualité de service à la population.

Vous maîtrisez les outils informatiques, internet, utilisation d’une base de connaissances et d’intranet.

Rigoureux et méthodique, vous avez le sens du contact et des relations humaines et de bonne capacités rédactionnelles (articles, fiches et observations pour les services).

Vous représentez l'image de la Ville et à cet égard, le devoir de réserve est important et la présentation est irréprochable.